Opleider valt uit: regel erkende vervanging vóór het AIOS-schema schuift

Een roosterwaarnemer is niet automatisch de erkende opleider

De Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten erkent niet alleen opleidingsorganisaties, maar ook individuele professionals, waaronder opleiders en plaatsvervangend opleiders. De opleidingsorganisatie blijft verantwoordelijk voor het voldoen aan de erkenningseisen en voor een goede uitvoering van de taken. Dat maakt uitval meer dan een bezettingsvraag.

Breng daarom binnen één werkdag in kaart welke rol is uitgevallen, welke erkende plaatsvervanging al bestaat en welke taken direct geraakt worden. Scheid medische supervisie tijdens de dienst van formele opleiderstaken zoals voortgangsgesprekken, beoordeling en besluitvorming over het opleidingsschema. Soms kan één persoon beide doen, maar dat moet blijken uit de geldende rol en afspraken.

Beoordeel of de wijziging aan de RGS moet worden gemeld

De KNMG vermeldt dat een opleidingsorganisatie relevante wijzigingen die de erkenning raken zo snel mogelijk bij de RGS moet melden. Voorbeelden zijn een wisseling van opleider of een inhoudelijke wijziging van de opleiding. Een tijdelijke afwezigheid heeft niet automatisch in iedere situatie dezelfde uitkomst, maar mag evenmin ongeregistreerd structureel worden.

Wijs één functionaris aan die de concrete situatie toetst aan de actuele erkenningsregels en zo nodig contact opneemt met de RGS. Leg vast welke informatie is gemeld, welke tijdelijke inrichting geldt en wanneer opnieuw wordt beoordeeld. Gebruik ‘we hebben intern vervanging’ niet als bewijs dat een formele wijziging geen gevolgen heeft.

Maak voor iedere aios een tijdelijke opleidingskaart

De gevolgen verschillen per aios. De een heeft vooral klinische supervisie nodig, de ander staat vlak voor een beoordeling, rotatiewissel of besluit over bekwaamverklaring. Maak daarom per aios een korte kaart met lopende opleidingsonderdelen, geplande gesprekken, vereiste beoordelingen, actuele supervisor en eerstvolgend beslismoment.

De kaart ondersteunt afstemming, maar vervangt het formele portfolio of MijnRGS niet. Wijzig het opleidingsschema alleen via de daarvoor geldende route en met de juiste betrokkenen. Beperk de personeelsplanning tot noodzakelijke inzetgegevens; persoonlijke omstandigheden of beoordelingsinhoud horen niet in een algemeen roosterbestand.

• lopende stage, rotatie of thema en geplande einddatum;
• dagelijkse supervisor en achterwacht per dienst;
• openstaande voortgangs- en beoordelingsmomenten;
• erkende opleider of plaatsvervanger voor formele besluiten;
• eventuele wijziging in het opleidingsschema en eigenaar daarvan.

Beleg toegang en tekenbevoegdheid vóór het gesprek

Een vervanger kan inhoudelijk klaarstaan en toch geen voortgangsgesprek afronden doordat toegang, rol of tekenbevoegdheid ontbreekt. Controleer daarom vooraf de portfolio- en systeemtoegang, de actuele rolregistratie en de procedure voor besluiten. Laat een administratieve blokkade niet oplossen door inloggegevens te delen of een beoordeling op naam van de afwezige opleider vast te leggen.

Noteer voor iedere formele stap wie deze mag uitvoeren en waar zij wordt geregistreerd. Kan een stap niet rechtsgeldig of volgens de opleidingseisen worden afgerond, verplaats die dan bewust en communiceer de nieuwe datum. Maak ook zichtbaar wie de aios informeert en wie de gevolgen voor het rooster opvangt.

Bescherm de dagelijkse supervisie tegen gaten

Een formele vervangingsroute kost soms tijd, terwijl de aios al klinisch werkt. Stel daarom onmiddellijk de dagelijkse supervisie en achterwacht veilig. Controleer per dienst of de supervisor past bij de werkzaamheden en het bekwaamheidsniveau van de aios. Een naam in een e-mail is niet genoeg wanneer bereikbaarheid of overdracht ontbreekt.

Spreek triggers af voor escalatie, bijvoorbeeld ontbrekende supervisie, een taak buiten het afgesproken niveau of een acute wijziging in bezetting. De tijdelijke inzet mag de erkenningsvraag niet maskeren: patiëntenzorg kan vandaag veilig zijn, terwijl voor de voortzetting van de opleiding nog een afzonderlijk besluit nodig blijft.

Gebruik de kwaliteitscyclus om herstel te volgen

De Federatie Medisch Specialisten beschrijft periodieke kwaliteitsbeoordeling en interne kwaliteitszorg rond de medische vervolgopleiding. Gebruik die bestaande structuur om uitval en herstel te volgen. Bespreek of gesprekken op tijd plaatsvinden, supervisors beschikbaar zijn, opleidingsactiviteiten doorgaan en aiossen weten waar zij met een knelpunt terechtkunnen.

Plan een vaste herbeoordelingsdatum. Wordt de afwezigheid langer, verandert de vervanger of verschuift het opleidingsprogramma, toets dan opnieuw of een melding of aangepast plan nodig is. Sluit de tijdelijke route pas wanneer formele rollen, systemen, rooster en communicatie weer op elkaar aansluiten.