AIOS met verlof: stem werk, opleiding en het RGS-schema afzonderlijk af

Een roosterwijziging is nog geen gewijzigd opleidingsschema

De KNMG beschrijft dat een aios in MijnRGS het opleidingsschema kan wijzigen en dat de opleider daarover automatisch bericht krijgt. De opleider kan actuele opleidingsschema's inzien en goedkeuren. Daarmee is dit een afzonderlijke opleidingshandeling; een afwezigheidsmelding bij HR of het verwijderen van diensten uit het rooster vervangt haar niet.

Maak daarom bij aangekondigd verlof een gezamenlijke tijdlijn met drie herkenbare uitkomsten: de formele verlofafspraak, de tijdelijke inzetplanning en de benodigde wijziging van het opleidingsschema. Noteer per uitkomst wie beslist, wie registreert en wie controleert dat de wijziging is verwerkt.

Begin bij de juiste arbeidsrelatie en regeling

Niet iedere aios heeft dezelfde werkgever of arbeidsvoorwaarden. SBOH is werkgever voor specifieke medische vervolgopleidingen en beschrijft voor de eigen aios dat verschillende verlofsoorten bestaan en dat de aios SBOH, de opleider en het opleidingsinstituut informeert. Gebruik die SBOH-route dus alleen wanneer zij werkelijk op de arbeidsrelatie van toepassing is.

Voor een aios die rechtstreeks bij een ziekenhuis of andere medische werkgever in dienst is, gelden de eigen arbeidsovereenkomst, de toepasselijke cao en de wettelijke verlofroute. Wijs HR aan om die grondslag te bepalen. Laat de opleider niet namens de werkgever de verlofaanspraak vaststellen en laat HR niet zelfstandig de opleidingsduur aanpassen.

Werk met één feitenblad en gescheiden besluiten

Een klein feitenblad voorkomt verschillende einddata in drie systemen. Leg de door de medewerker gedeelde gewenste verlofperiode, bekende onzekerheden, de huidige opleidingsonderdelen en de eerstvolgende evaluatiedatum vast. Beperk dit document tot planningsinformatie; medische bijzonderheden over zwangerschap of bevalling horen niet in de rooster- of opleidingsadministratie.

Gebruik het feitenblad voor afstemming, niet als extra besluitdossier. De verlofbevestiging blijft bij HR, het dienstrooster bij de planner en het gewijzigde opleidingsschema in de daarvoor ingerichte RGS-route. Spreek af wie afwijkingen tussen die registraties teruglegt bij de juiste eigenaar.

• Bevestig welke organisatie formeel werkgever is.
• Leg vast welke diensten en overdrachten vóór het verlof nog plaatsvinden.
• Plan het moment waarop aios en opleider het opleidingsschema actualiseren.
• Benoem wie de personeelsbezetting en continuïteit tijdens de afwezigheid bewaakt.

Plan de terugkeer als nieuw inzetbesluit

Een einddatum van verlof betekent niet automatisch dat het oude dienstpatroon, dezelfde opleidingsactiviteit en dezelfde supervisie direct hervatten. Bespreek tijdig de feitelijke terugkeerdatum, het overeengekomen aantal uren, nog openstaande opleidingsonderdelen en de beschikbaarheid van een erkende opleider en opleidingsplaats.

Maak daarna een nieuw inzetbesluit voor de eerste periode. Leg vast welke diensten starten, wie superviseert en wanneer de voortgang wordt geëvalueerd. Als deeltijdwerk of aanvullend verlof wordt afgesproken, controleer dan opnieuw of arbeidsafspraak, rooster en opleidingsschema dezelfde tijdlijn gebruiken.

Escalatie gaat over een concrete mismatch

Stuur niet op een algemene melding dat 'de opleiding vertraging oploopt'. Benoem precies welke aansluiting ontbreekt: een verlofbesluit, een goedgekeurd opleidingsschema, voldoende opleidingscapaciteit of een uitvoerbaar rooster. Koppel iedere mismatch aan de functionaris die haar kan oplossen.

Kan de opleidingsinhoud of -duur niet verantwoord worden vastgesteld, vraag dan tijdig advies bij het opleidingsinstituut of de RGS. Gaat het om de arbeidsrechtelijke aanspraak of betaling tijdens verlof, laat HR die vraag via de passende werkgeversroute behandelen. Zo blijft de aios niet de enige schakel tussen systemen en organisaties.