De IGJ noemt ook arbeidsverleden, referenties, diploma's en waar nodig een VOG.
Wat staat vast?
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg bevat de vergewisplicht. De Rijksoverheid vat die plicht samen als het onderzoeken of een sollicitant geschikt is om contact te hebben met cliënten en zorg te verlenen. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd noemt daarbij onder meer eerdere werkgevers, het BIG-register, tuchtrechtelijke informatie, relevante beroepsregisters, diploma's en certificaten en, wanneer passend of verplicht, een Verklaring Omtrent het Gedrag.
De verplichting ziet niet alleen op medewerkers in loondienst. De IGJ vermeldt expliciet dat de controle ook geldt voor zzp'ers, uitzendkrachten en gedetacheerden die met patiënten of cliënten in contact komen.
BIG, VOG en vergewisplicht zijn drie verschillende controles
Een BIG-registratie laat zien of iemand op dat moment onder de beschermde beroepstitel staat ingeschreven en of openbare beroepsbeperkende maatregelen zichtbaar zijn. Een VOG zegt iets over justitiële gegevens in relatie tot een gekozen screeningsprofiel. De vergewisplicht is breder en vraagt om een afweging over geschiktheid op basis van meerdere relevante bronnen.
Voor sommige instellingen is een VOG verplicht, waaronder instellingen die Wlz-zorg leveren en instellingen met intramurale geestelijke gezondheidszorg die onder de Zorgverzekeringswet valt. Buiten die situaties kan een VOG nog steeds passend zijn, maar de noodzaak moet bij de functie en risico's aansluiten.
Een herhaalbaar proces in zes stappen
Een controleerbaar proces is belangrijker dan een lange generieke checklist. Leg per functie vooraf vast welke bronnen nodig zijn en wie het besluit neemt. Voer vervolgens dezelfde basisstappen uit, met extra onderzoek wanneer een uitkomst daar aanleiding toe geeft.
- Bevestig identiteit, diploma, functie en de werkzaamheden waarvoor de arts wordt ingezet.
- Controleer de actuele BIG-inschrijving en eventuele openbare maatregelen zo dicht mogelijk bij de startdatum.
- Vraag gerichte referenties op bij eerdere werkgevers of opdrachtgevers en leg vast welke vragen zijn gesteld.
- Controleer relevante specialistische registratie, certificaten of andere bewijsstukken wanneer de functie die vereist.
- Vraag een VOG op wanneer dit wettelijk verplicht of op basis van de functieafweging passend is.
- Leg bevindingen, eventuele vervolgvragen, de uiteindelijke afweging en de naam van de beslisser vast.
Wat leg je vast zonder een schaduwdossier te bouwen?
De vergewisplicht vraagt om aantoonbaarheid, maar dat is geen vrijbrief om onbeperkt persoonsgegevens te bewaren. Bewaar welke bron op welke datum is gecontroleerd, wat de relevante uitkomst was, welke afwijking is besproken en hoe het besluit tot inzet tot stand kwam. Vermijd onnodige kopieën of vrije notities met niet-relevante persoonsgegevens.
Maak ook een bewaartermijn en toegangsregel onderdeel van het proces. HR, medisch management en compliance hebben niet automatisch allemaal dezelfde gegevens nodig. Een compacte beslisregistratie met verwijzing naar gecontroleerde bronnen is vaak beter te beheren dan losse e-mails en documenten.
Externe inhuur vraagt dezelfde bestuurlijke aandacht
Een verklaring van een bemiddelaar kan nuttige informatie zijn, maar vervangt de eigen verantwoordelijkheid van de zorgaanbieder niet. De IGJ waarschuwde in 2025 expliciet voor situaties waarin controles bij de inzet van zzp'ers onterecht volledig waren uitbesteed. Richt daarom ook voor tijdelijke inzet een controleerbare eigen stap in.
Dat hoeft het proces niet onnodig traag te maken. Werk met vooraf vastgestelde minimumeisen, directe registercontroles, gestandaardiseerde referentievragen en een heldere uitzonderingsroute. Spoed is een planningsvraag, geen reden om de onderbouwing te laten verdwijnen.
De kern voor HR
Vergewissen is geen vinkje bij onboarding. Het is een onderbouwd besluit over de inzet van een zorgverlener. De sterkste werkwijze combineert een vaste basiscontrole met ruimte voor verdieping wanneer functie, bron of uitkomst daar aanleiding toe geeft.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.